terça-feira, 13 de outubro de 2009

Ciclo PDCA: Como implantar, medir e gerenciar

Uma das ferramentas da qualidade que fazem mais sucesso no mundo empresarial é o ciclo PDCA. Antes de entrarmos nos méritos do porque esta ferramenta é amplamente utilizada vamos observar rapidamente sua origem.
O ciclo PDCA foi uma criação de Shewhart e divulgado por Deming como uma ferramenta de melhoria dos processos de uma organização. Suas idéias fizeram um grande sucesso no Japão pós segunda Guerra Mundial.
Mas uma das perguntas frequentes que ouço dos empresários quando apresento esta ferramenta é se ela é viável de ser aplicada. Muitos torcem o nariz quando ouvem que é uma ferramenta de origem oriental, "gringa". Piores então são as reações quando descobrem que ela envolve e é iniciada por uma mudança muitas vezes radical de comportamento.
Então para esclarecer as dúvidas acerca de como implantar essa ferramenta em sua empresa elaborei uma série de recomendações, explicações e modelos que servirão como norte para aqueles que estiverem interessados em dar o primeiro passo para a busca da verdadeira qualidade.

1° Ponto - Não somos japoneses!

Um traço cultural da administração japonesa é o KAIZEN. Enquanto nós latinos, seguimos a tendência da administração americana que é focada na inovação rápida e repentina, os japoneses tendem a focar as mudanças graduais e permanentes.
Abaixo temos um quadro comparativo onde podemos observar as características e diferenças existentes entre os estilos de gestão:

Fonte: Kaizen - The Key to Japan´s Competitive Sucess.

Vemos claramente neste quadro que o estilo de gestão japonês é um modelo bem estruturado, coletivista, estável e baseado na manutenção. Já o modelo ocidental é baseado nas mudanças, individualismo, instabilidade transformadora e baseado no método da tentativa e erro.
Um erro recorrente é tendo em vista esse quadro o empresário já tomar partido e selecionar o lado ocidental como seu modelo de gestão.
Este quadro é meramente ilustrativo e não nos limita à escolhermos a um dos estilo e seguí-los à risca. O ponto de partida é a consciência de que um modelo misto, adequado para os traços culturais e necessidades da empresa é o ideal.

Neste ponto, é clara a pergunta que nos vem: é possível mesclar características antagônicas em um formato de trabalho que possa ser aplicado em uma empresa independente de seu tamanho, patrimônio, etc?

A resposta para essa pergunta é: sim!

2° Ponto - A Inovação e o Kaizen

Primeiramente desenvolveremos os dois conceitos apresentados anteriormente: KAIZEN como característica da administração japonesa, e a INOVAÇÃO como característica da administração ocidental.
Na INOVAÇÃO, a melhoria acontece através do método de tentativa e erro, assim a sua manutenção acaba tornando-se dispendiosa. Isto não significa que ela deixa de gerar resultados, pelo contrário, porém o seu defeito encontra-se na ausência de capacidade de criação de um padrão de esforço para manter os resultados obtidos.
Neste ponto é que entra o KAIZEN. Os resultados obtidos através das ações inovadoras são mantidos e melhorados.

Fonte: Kaizen - The Key to Japan´s Competitive Sucess.

O gráfico acima demonstra como a Inovação e o Kaizen podem andar lado a lado.
Enquanto a inovação tem a capacidade de criar rapidamente um novo padrão, a diferença que irá manter este padrão é o esforço do Kaizen.

Traduzindo para o bom português:

Canalize os esforços de sua empresa para inovar, criar novos padrões, supreender seus clientes e concorrentes. Porém seus esforços para a criação tem que ser da mesma intensidade para mantê-lo e testá-lo senão seus esforços serão em vão!

3° Ponto - O Ciclo PDCA: aplicações e a visão para padronização

Vimos como podemos unir a inovação com o Kaizen, porém como podemos colocar em prática as nossas idéias inovadoras e torná-las um padrão em nossa empresa?
O ciclo PDCA é uma ferramenta poderosa para testarmos e avaliarmos as mudanças que tentamos implementar na empresa.
Originalmente ele foi concebido com quatro ações básicas:

- Plan (Planejar); Do (Executar); Check (Verificar) e Act (Agir Corretivamente). Podemos observá-los em sua organização gráfica abaixo:

O Planejamento envolve o estudo da situação atual e recolhimento dos dados. Uma vez que o plano esteja finalizado coloca-se em prática. Após, são avaliados os resultados e se os melhoramentos planejados foram realizados. Quando temos sucesso as melhorias são colocadas como um padrão a ser perseguido. Quando não o temos, agimos corretivamente realizando os ajustes necessários e reiniciamos o ciclo até atingirmos o patamar esperado.
Mesmo quando atingimos o padrão esperado o ciclo não cessa.


Finalizando:

O ciclo PDCA após ser implantado com sucesso deve fazer parte da prática diária da empresa! Você seja empresário ou colaborador da empresa tem a incumbência de transformá-lo em uma ação adotada a toda hora e em todas as situações. Pois através de sua prática é que poderá atingir patamares de qualidade de gestão de processos que farão sua empresa verdadeiramente competitiva.

Não percam no próximo artigo as técnicas para mapear as situações-problema através do ciclo PDCA.

Um comentário:

TI TEC disse...

Muito bom!

Agradecemos muito essa força que vc nos dá!